ร้านข้าวมันไก่ควรสั่งกระดาษครั้งละเท่าไร? ชวนคำนวณจากยอดใช้จริง วางรอบสั่งซื้อ และจัดเก็บให้เหมาะกับร้าน เพื่อลดโอกาสของขาดและเงินจมในสต๊อก
สวัสดีค่ะพ่อค้าแม่ค้าทุกท่าน เชื่อว่าหลายคนที่เปิดร้านอาหารน่าจะเคยเจอปัญหา “สต๊อกของไม่พอดี” กันมาบ้าง โดยเฉพาะแพ็กเกจจิ้งที่ต้องหยิบใช้ทุกวัน บางทีกลัวของขาดก็สั่งมาตุนซะเยอะจนไม่มีที่เดิน หรือบางทีลืมเช็ก ของหมดกะทันหันตอนลูกค้าแน่นก็ว้าวุ่นกันทั้งร้านเลยค่ะ
ของพวกนี้ซื้อมาแล้วก็ต้องใช้ แต่ถ้าสั่งมากเกินไป เงินที่ควรเอาไว้หมุนซื้อวัตถุดิบก็อาจไปกองอยู่บนชั้นเก็บของแทน วันนี้เราเลยอยากชวนมาลองคำนวณกันค่ะว่า ร้านข้าวมันไก่ควรสั่งกระดาษครั้งละเท่าไร และควรเริ่มสั่งรอบใหม่ตอนไหน ให้มีพร้อมใช้โดยไม่ต้องตุนจนร้านแน่น
1. เริ่มนับจากจำนวนห่อกลับบ้านที่ขายจริงในแต่ละวัน
ก่อนจะไปถึงเรื่องสั่งซื้อล็อตใหญ่ เราต้องรู้ก่อนค่ะว่าร้านตัวเองใช้กระดาษวันละประมาณเท่าไร แนะนำให้เริ่มจดจำนวนห่อกลับบ้านและออร์เดอร์เดลิเวอรีสัก 1–2 สัปดาห์ เพื่อเห็นภาพเบื้องต้น แล้วค่อยเก็บข้อมูลต่อให้ครอบคลุมช่วงขายปกติและช่วงที่ลูกค้าเยอะด้วยค่ะ
ทำไมต้องแยกยอดกินที่ร้านกับยอดห่อกลับบ้าน?
เพราะลูกค้าที่กินหน้าร้านเราเสิร์ฟใส่จาน ส่วนออร์เดอร์กลับบ้านถึงจะใช้วัสดุห่อค่ะ ถ้าเอายอดขายทั้งหมดมาคำนวณ ปริมาณกระดาษที่คิดว่าต้องใช้ก็อาจสูงกว่าความจริง
แต่ยอดกลับบ้านก็ยังต้องแยกอีกนิดนะคะ ถ้าบางออร์เดอร์ใส่กล่อง หรือบางเมนูใช้กระดาษมากกว่าหนึ่งแผ่น ให้จดตามที่ใช้จริง รวมถึงนับเป็นจำนวนห่อ ไม่ใช่จำนวนออร์เดอร์ เพราะลูกค้าหนึ่งคนอาจซื้อกลับไปทีเดียวหลายห่อก็ได้ค่ะ
ลองแยกไว้ด้วยว่า วันธรรมดาใช้ประมาณกี่แผ่น วันหยุดใช้กี่แผ่น และร้านหยุดวันไหนบ้าง ตัวเลขตรงนี้จะช่วยให้เราวางแผนได้ใกล้เคียงกับการทำงานจริงมากกว่ากะจากความรู้สึกค่ะ
2. คำนวณปริมาณใช้ต่อสัปดาห์ แล้วค่อยเลือกรอบสั่งซื้อ
พอรู้ยอดใช้เฉลี่ยต่อวันแล้ว ขั้นต่อไปคือเอามาคูณกับจำนวนวันที่เปิดร้านค่ะ
สมมติว่าร้านขายกลับบ้านเฉลี่ยวันละ 100 ห่อ ทุกห่อใช้กระดาษหนึ่งแผ่น และเปิดทุกวัน จะคำนวณได้ว่า
- ใช้ใน 1 สัปดาห์ ประมาณ 700 แผ่น
- ใช้ใน 1 เดือนที่มี 30 วัน ประมาณ 3,000 แผ่น
แต่เดี๋ยวก่อนนะคะ ใช้เดือนละ 3,000 แผ่น ไม่ได้แปลว่าต้องซื้อมาเก็บพร้อมกันครบทั้งเดือนเสมอไป ถ้าผู้ขายส่งให้ได้ทุกสัปดาห์ และไม่มีเงื่อนไขขั้นต่ำที่สูงเกินไป เราก็อาจแบ่งสั่งเป็นรอบเล็กลงได้ค่ะ
แล้วแต่ละครั้งควรสั่งเท่าไร?
ถ้าร้านใช้วันละ 100 แผ่น และรับของสัปดาห์ละครั้ง ปริมาณที่ต้องเติมตามการใช้งานปกติก็จะอยู่ที่ประมาณ 700 แผ่นต่อรอบค่ะ จากนั้นค่อยปรับตามของคงเหลือ ยอดขายที่คาดไว้ และจำนวนบรรจุที่ผู้ขายจำหน่าย
ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ สมมติเราต้องการให้วันรับของมีกระดาษพอใช้ 7 วัน รวม 700 แผ่น และเลือกเก็บสำรองไว้อีก 100 แผ่น เท่ากับตั้งเป้าไว้ทั้งหมด 800 แผ่น หากคาดว่าวันรับของจะยังเหลือกระดาษใช้ได้ 200 แผ่น และไม่มีของที่สั่งค้างไว้ ก็ต้องเติมอีก 600 แผ่นค่ะ
ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างนะคะ แต่ละร้านควรปรับจำนวนวันและปริมาณสำรองให้เหมาะกับยอดใช้และรอบส่งของตัวเอง ที่สำคัญคืออย่าลืมหักของที่ยังเหลืออยู่ด้วย ไม่อย่างนั้นสั่งไปสั่งมา ของสำรองอาจกลายเป็นกองใหญ่โดยไม่รู้ตัวค่ะ
ถ้าผู้ขายจำหน่ายเป็นรีมหรือเป็นกิโล ให้สอบถามจำนวนแผ่นต่อแพ็ก หรือทดลองนับจากสินค้าสเปกที่ใช้จริงก่อนนำมาคำนวณ เพราะขนาดและน้ำหนักกระดาษต่างกัน จำนวนแผ่นที่ได้ก็อาจต่างกันค่ะ
3. เผื่อกระดาษเสียและช่วงที่ยอดขายเพิ่มอย่างไร
หน้าเตาที่ต้องแข่งกับเวลา มีโอกาสหยิบกระดาษพลาด ห่อขาด หรือทำน้ำจิ้มหกใส่จนต้องเปลี่ยนแผ่นใหม่ได้ค่ะ ถ้าคิดเฉพาะจำนวนห่อที่ขายอย่างเดียว ยอดใช้จริงก็อาจมากกว่าที่คำนวณไว้
แนะนำให้ลองจดเพิ่มง่าย ๆ ว่าแต่ละวันใช้กระดาษไปเท่าไร และเสียประมาณกี่แผ่น ถ้าร้านขาย 100 ห่อ แต่ใช้จริงเฉลี่ย 103 แผ่น ก็ควรนำยอดใช้ 103 แผ่นไปวางแผน แทนที่จะยึดตัวเลข 100 แผ่นตลอดค่ะ
กระดาษเสียกับของสำรอง เป็นคนละส่วนกันนะคะ
กระดาษเสียเป็นส่วนหนึ่งของการใช้งานจริง ส่วนของสำรองมีไว้รองรับเรื่องที่คลาดเคลื่อนจากแผน เช่น ลูกค้าเยอะกว่าปกติ หรือผู้ขายส่งช้ากว่าที่แจ้งไว้
ช่วงแรกที่ยังไม่มีข้อมูล อาจกำหนดของสำรองไว้ชั่วคราวตามจำนวนวันที่ร้านพอรับความเสี่ยงได้ แล้วค่อยทบทวนจากเหตุการณ์จริงค่ะ ไม่จำเป็นต้องใช้เปอร์เซ็นต์เดียวกันทุกร้าน หรือบวกเพิ่มใหม่ทั้งหมดทั้งที่ของสำรองเดิมยังอยู่ครบ
ส่วนช่วงเทศกาล วันหยุดยาว หรือวันที่มีงานใกล้ร้าน ก่อนเพิ่มสต๊อกกระดาษห่อข้าวมันไก่ ลองดูยอดขายช่วงใกล้เคียงที่ผ่านมา หรือออร์เดอร์ที่ลูกค้าจองไว้ก่อนค่ะ บางร้านอาจขายเพิ่ม แต่บางร้านลูกค้าประจำเดินทางกลับต่างจังหวัดจนยอดลดก็ได้ เราจึงควรเผื่อตามข้อมูลของร้าน มากกว่าคิดว่าวันหยุดต้องขายดีเสมอไป
4. ใช้ระยะเวลารอของช่วยกำหนดจุดสั่งซื้อรอบใหม่
หลายร้านอาจคุ้นกับการรอให้เหลือปึกสุดท้ายแล้วค่อยโทรสั่ง แต่ถ้ารอบนั้นผู้ขายติดวันหยุดหรือขนส่งล่าช้า ก็ต้องวิ่งหาซื้อมาแก้ขัดกันอีกค่ะ
ลองถามผู้ขายให้ชัดว่า ตั้งแต่ยืนยันคำสั่งซื้อจนของมาถึงและพร้อมใช้ ปกติต้องรอกี่วัน รวมเวลาจัดเตรียมหรือผลิตด้วย ไม่ใช่นับเฉพาะวันที่อยู่ระหว่างขนส่งนะคะ
ตัวอย่างคำนวณจุดสั่งซื้อใหม่
สมมติร้านใช้กระดาษห่อข้าวมันไก่เฉลี่ยวันละ 100 แผ่น รอของ 3 วัน และเลือกสำรองเผื่อไว้อีก 100 แผ่น จะคำนวณได้ว่า
จุดสั่งซื้อใหม่ = ปริมาณใช้ระหว่างรอของ + ปริมาณสำรอง
เท่ากับ (100 × 3) + 100 = 400 แผ่น
หมายความว่า เมื่อของเหลือประมาณ 400 แผ่น ก็ควรเริ่มสั่งรอบใหม่ค่ะ ระหว่างรอคาดว่าจะใช้ไป 300 แผ่น และเหลือสำรองอีก 100 แผ่น หากทุกอย่างเป็นไปตามแผน
แต่ 400 แผ่นคือจุดที่เตือนให้สั่งนะคะ ไม่ใช่จำนวนที่ต้องซื้อ ส่วนจะเติมกี่แผ่น ให้กลับไปดูรอบใช้งานและยอดคงเหลือตามข้อก่อนหน้าอีกที และเช็กด้วยว่ามีของที่สั่งไว้กำลังจะมาถึงหรือยัง จะได้ไม่เผลอสั่งซ้ำค่ะ
ถ้าร้านสั่งได้เฉพาะบางวัน หรือผู้ขายส่งเฉพาะบางรอบ ต้องเผื่อช่วงรอถึงรอบนั้นเข้าไปด้วย ส่วนตัวเลขสำรองก็ควรปรับเมื่อเห็นว่ายอดใช้หรือเวลาส่งเริ่มไม่นิ่งค่ะ
5. ส่วนลดล่อใจ สั่งล็อตใหญ่คุ้มจริงไหม? หรือแค่ได้ของมาจมทุน
เวลาเห็นโปรโมชั่น “สั่ง 10 ลัง ลดเพิ่มลังละ 50 บาท” ก็อดคิดไม่ได้ใช่ไหมคะว่า ซื้อทีเดียวเยอะ ๆ น่าจะประหยัดกว่า แต่ก่อนตกลง ลองคิดต่ออีกนิดว่าส่วนลดที่ได้เหมาะกับสภาพร้านเราหรือเปล่า
เช็กก่อนว่าของที่ซื้อมา จะใช้หมดเมื่อไร
ถ้าเราจะสั่งกระดาษห่อข้าวมันไก่มาตุน 10 ลัง ควรรู้ก่อนว่าแต่ละลังมีปริมาณเท่าไร และทั้งหมดจะใช้ได้นานกี่สัปดาห์หรือกี่เดือน ลองเทียบค่าใช้จ่ายรวมทั้งค่าขนส่งกับการแบ่งซื้อเป็นรอบเล็กด้วยค่ะ
ส่วนลดอาจดูดี แต่ถ้าซื้อมาแล้วต้องเบียดพื้นที่เตรียมอาหาร วางขวางทางเดิน หรือเก็บในมุมที่เสี่ยงเปียกและสกปรก ก็อาจสร้างงานเพิ่มให้ร้านแทน
เงินที่จ่ายไป ยังเหลือหมุนใช้ในร้านพอไหม?
ลองดูด้วยค่ะว่า หลังจ่ายค่าสต๊อกก้อนนี้แล้ว ยังมีเงินพอซื้อไก่ ข้าว วัตถุดิบอื่น ๆ และจ่ายค่าใช้จ่ายประจำหรือไม่
ถ้ามีพื้นที่เก็บเหมาะสม ใช้สินค้าได้ทันตามคำแนะนำของผู้ผลิต และเงินหมุนไม่สะดุด การซื้อล็อตใหญ่ก็อาจช่วยลดต้นทุนได้ค่ะ แต่ถ้าต้องดึงเงินที่จำเป็นกับการเปิดร้านแต่ละวันมาจ่าย การแบ่งซื้อให้ถี่ขึ้นอาจเหมาะกว่า แม้ราคาต่อหน่วยจะสูงขึ้นเล็กน้อยก็ตาม
6. จัดสต็อกกระดาษอย่างไร ให้สะอาดปลอดภัยและหยิบใช้ง่าย
พอของมาส่งแล้ว อย่าเพิ่งหามุมว่างแล้ววางได้เลยนะคะ เพราะกระดาษต้องสัมผัสอาหารโดยตรง การจัดเก็บจึงสำคัญพอ ๆ กับการสั่งให้พอดีค่ะ
เก็บให้พ้นพื้น ห่างความชื้น และปิดให้มิดชิด
ควรเก็บบนชั้นวางที่ยกพ้นพื้น ในบริเวณสะอาด แห้ง ห่างจากจุดล้าง ความร้อน และสารเคมี พร้อมปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้ผลิตค่ะ
ถ้าเปิดแพ็กแล้วใช้ไม่หมด ให้ปิดบรรจุภัณฑ์ให้มิดชิด หรือเก็บในภาชนะสะอาดที่มีฝาปิด และนำออกมาวางที่จุดห่อเท่าที่จำเป็น จะได้ไม่ต้องให้กระดาษทั้งแพ็กอยู่ใกล้ไอน้ำหรือคราบมันตลอดวันค่ะ
บริหารสต็อกกระดาษห่อข้าวมันไก่ ด้วยระบบ FIFO (First In, First Out)
ระบบ FIFO ย่อมาจาก First In, First Out (เข้าก่อน ออกก่อน)
เป็นระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่กำหนดให้สินค้าที่เข้ามาในสต็อกก่อน ต้องถูกนำไปใช้งานหรือขายออกไปก่อน เพื่อป้องกันไม่ให้สินค้าเก่าตกค้างจนเสื่อมสภาพ หมดอายุ
เมื่อรับกระดาษล็อตใหม่เข้ามา แนะนำให้ลงวันที่รับเข้าไว้เสมอ แล้วจัดเรียงกระดาษล็อตเก่าที่ยังสภาพดีไว้ด้านหน้าสุด ส่วนล็อตใหม่ให้เก็บไว้ด้านหลังสุด เพื่อช่วยบังคับทิศทางให้พนักงานหยิบใช้งานตามลำดับได้ง่ายขึ้น
อย่างไรก็ตาม หากกระดาษล็อตเก่ามีสภาพไม่สมบูรณ์ เช่น บรรจุภัณฑ์ฉีกขาด เปียกชื้น มีกลิ่น หรือมีรอยปนเปื้อน ควรแยกออกเพื่อตรวจสอบทันที ไม่ควรฝืนนำมาใช้งานเพียงเพื่อต้องการเคลียร์สต็อกเก่าให้หมดค่ะ
สำหรับร้านที่เพิ่งเริ่มต้น การจัดการสต็อกสามารถทำได้ง่าย ๆ ผ่านการจดบันทึก เพื่อดูสถิติว่าปริมาณการใช้ต่อวันอยู่ที่เท่าไหร่ ยอดคงเหลือเท่าไหร่ และระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าใช้เวลากี่วัน เพื่อนำมาคำนวณรอบการสั่งซื้อให้สอดคล้องกับยอดขาย พื้นที่จัดเก็บ และสภาพคล่องทางการเงินของร้าน
ก่อนสั่งซื้อกระดาษห่อข้าวมันไก่ในรอบถัดไป ลองนำเช็กลิสต์เหล่านี้ไปประยุกต์ใช้ดูนะคะ จะช่วยให้คุณประเมินปริมาณการสั่งซื้อได้อย่างแม่นยำ ไม่ต้องซื้อตุนจนจมทุน หรือปล่อยให้ของขาดสต็อก ขอให้กิจการราบรื่นและมีเงินหมุนเวียนคล่องตัวทุกวันค่ะ